HOMEオフィスビル移転マニュアル1. 移転計画の立案
HOMEオフィスビル移転マニュアル1. 移転計画の立案
移転マニュアル
１.移転計画の立案
(1) 移転目的の明確化
移転計画を策定するにあたって、もっとも注意しなければならないポイントは、「何のために移転するのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧だと、オフィスプランニングが骨抜きとなり、満足できる移転が行えません。
(2) 移転先の条件設定
移転スケジュールの立案、コストの算定、オフィスビルの情報収集や最終選定をスピーディかつ的確に行うために、(1)用途、(2)立地、(3)面 積、(4)設備、(5)移転時期、(6)予算などの基本的な項目を把握し、移転目的に沿って、移転先の前提条件を設定します。どの条件を優先させるかは、個別 の事情によって異なりますが、少なくとも優先順位をはっきりさせておく必要があります。
(3) 移転スケジュールの作成
移転スケジュールの作成にあたっては、移転作業項目を分類し、それぞれの作業の関連性、一連の流れを、時間配分を考えながら検討します。 移転計画では、解約予告（通常は３〜６ヵ月前、契約内容の確認が必要）を出すタイミングが大切になります。このタイミングによって、退去の期限が決定しますので、前後のスケジュール調整を十分にしておく必要があります。
HOMEオフィスビル移転マニュアル1. 移転計画の立案
HOMEオフィスビル移転マニュアル3. オフィスプランニング
HOMEオフィスビル移転マニュアル3. オフィスプランニング
３.オフィスプランニング
(1) オフィスプランニングのスケジュール
オフィスプランニングを移転先決定後に行うと、レイアウトがうまくいかず、スペースに無駄 がでるなど、さまざまな問題が発生します。移転先の検討に入る早い段階でプランニングを進めることが、よりよい移転先の決定につながる秘訣の一つといえます。
●調査
各スペースの面積、使用状況、稼働率、ＯＡ機器の保有状況、什器の機能性や 品質、書類量 、照明や空調等の環境条件などを把握します。
●分析
調査で得られた結果に基づき、改善の優先順位づけや改善の方向づけ、スペースの決定などを行います。移転後のオフィス改善のポイントが、移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。
●計画
実際の新オフィス（検討中あるいは決定した移転先）にあてはめて、ゾーニングやレイアウトを行い、インテリアや什器についても検討します。その際、各スペースの利用の仕方や今後の変化への対応力など、運用面 についても配慮が必要です。
コミュニケーション計画 ・会議、打ち合せ、接客、来客受付を行うためのスペース計画
・会議室の予約システム等スペースの使い方、運用方法の整理
情報化計画 ・情報系機能の見直し（通信やコンピュータシステム、ネットワークの導入、再構築）
・電気や空調の必要用量の算定
・将来のレイアウト変更への対応
ファイリング計画 ・移転前からの導入（不要文書の破棄）
・保管・保存文書の量・サイズに合わせた保管庫の設置
・使い勝手のよい保管庫のレイアウト
スペーススタンダード計画 ・セクションごとの最適なスペックの作成
特殊室計画 ・執務室以外の部屋（役員室・食堂・更衣室等）の規模、設備の検討
設備計画 ・必要な設備水準の想定
ゾーニング計画 ・各スペース（役員・執務・コミュニケーション・特殊・厚生）の配置の決定
レイアウト計画 ・ゾーニング計画とスペーススタンダードに基づいたオフィスレイアウトの策定
HOMEオフィスビル移転マニュアル3. オフィスプランニング
HOMEオフィスビル移転マニュアル4. 契約
HOMEオフィスビル移転マニュアル4. 契約
４.契約
(1) 移転先オフィスビルの契約
● 契約の手順
1.入居申込書
社名、住所、代表者名、業務内容、取引銀行、使用形態などを記入し、オーナーに提出する書類。オーナーは、これに基づいてテナントの信用調査を行います。また、申込書と同時あるいは契約時に次のような書類を提出することがあります。
・ 会社の印鑑証明書
・ 代表者の印鑑証明書
・ 会社の登記簿謄本
2.手付金
オーナーの承諾が出れば、具体的な契約事項について調整を進めます。しかし、契約に先立って、手付金（敷金・保証金の20％以内が相場）を納めるケースもあります。この場合の手付とは、証約手付としての性質を常に有するもので、特に事情がない限り、解約手付としての性質も備えているのが一般 的です。
3.契約書の作成
契約書の作成は、すべての条項を慎重にチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者に相談し、納得のいくまで調整します。
(2) 現入居オフィスビル解約の手続き
移転先決定の目途が立ったら、現入居オフィスビルを退去する準備に入ります。現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて貸主に解約予告をしなければなりません。契約書に詳しく述べられていない場合は、話し合うことも必要になりますから、事前によく確認しておきましょう。
解約予告期間 ・通常、３〜６ヵ月前までの予告が必要
・即時解約の場合は、予告期間に相当する賃料等を支払わなければならないのが一般的
賃料 ・明渡し月の賃料、共益費は、日割り計算によることが多い
・明渡し月の賃料を１ヵ月分全額支払う内容になっている場合もあるので、確認が必要
預託金 ・預託金の返還額の確認
・償却費がある場合、入居年数により償却率が違うのでチェックが必要
・預託金の返還日の確認。ただし、契約の内容により異なるので注意
原状回復 ・退去時、原則として貸室内を原状に復して返還
・工事の範囲や期間と期限などは、入念な打ち合せが必要
・オーナー指定の工事業者の有無を確認
HOMEオフィスビル移転マニュアル4. 契約
HOMEオフィスビル移転マニュアル5. 移転準備・引越し
HOMEオフィスビル移転マニュアル5. 移転準備・引越し
５.移転準備・引越し
(1) 見積り・発注
引越し業者は、引越し作業の企画・提案からアフターケアまで一貫して行うところもあれば、それぞれの作業を別 々に考えて契約するところなど、さまざまです。そのため、運送費用も画一的なものにはなっていません。依頼する際のポイントとしては、依頼する作業内容を、明確に伝え、数社から見積りを取り、比較検討して決定します。
(2) 各種届出・その他の手続き
法務局への届出 ・移転前の担当局で手続きを行う
・移転のケースや場所によって、提出書類が異なるので、事前に問い合わせる
・特に、本社移転は、「定款の変更」「類似商号の調査」「商号の仮登録」の手続きが必要
税務署への届出 ・移転登記後、登記簿謄本か抄本を添え、「事業所税・納税地・その他の変更移動届出書」と「給与支払事務所等の移転届出書」を提出
地方税務署 ・登記簿謄本を添付し、「事業開始等申告書」を届け出る
電話の移転手続 ・１ヵ月前から受付
・現在の受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きを行う（契約者名と移転先の住所が確認できる登記簿謄本あるいは抄本などの書類を用意）
・移転の案内サービスは、申し出ると利用可能（３ヵ月間無料）
郵便局への届出 ・郵便局にある「移転ハガキ」に必要事項を記入し、旧オフィスの受持ち郵便局に提出（１年間、郵便物を回送）
その他 ・リース機器会社への手配
・購読新聞の変更手続き
・損害保険の加入手続き
・保険などの契約変更手続き
印刷物の表示変更 ・案内状や名刺などの発注（移転２週間前には刷り上がるように）〔住所の確認：「地番（登記簿上の番地）」ではなく「住居表示（郵便物が届く住所）」であること〕
HOMEオフィスビル移転マニュアル5. 移転準備・引越し
HOMEオフィスビル移転マニュアル6. 新オフィスの運用
HOMEオフィスビル移転マニュアル6. 新オフィスの運用
６.新オフィスの運用
(1) 移転後の運用維持管理
運用管理は、オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要です。マニュアル化やデータベース化を図り、スムーズな運用管理を行いましょう。委託先と契約する場合は、委託条件を明確にしましょう。
安全管理 ・オフィスビルの安全管理システム（出入管理、防犯監視、非常通 報、火災 監視、設備情報制御、設備情報監視等）の再点検
・不足部分の補填。
使用管理 ・入退館規定の作成（オフィスビル利用規定に基づく）
・鍵管理規定の作成
・特殊施設（駐車場、コンピュータ室等）、会議室、応接室の利用規 定の作成
環境管理 ・設備の運転条件の設定（省エネを考慮）
・廃棄物の処理方法の設定（リサイクルを考慮）
・喫煙規定の設定
スペース管理 ・スペーススタンダードに基づくスペース管理（組織変更に伴うレイアウト変更への柔軟な対応）
資産管理 ・備品やＯＡ機器などの配置や台数の管理
HOMEオフィスビル移転マニュアル6. 新オフィスの運用
